onFact Algemene Voorwaarden

Duidelijke afspraken

Algemene VerkoopVoorwaarden

Deze Algemene VerkoopVoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die Infinwebs BV sluit. De Algemene VerkoopVoorwaarden zijn beschikbaar:

  • Via URL op de publieke website https://www.onfact.be/algemene-voorwaarden
  • Via URL bij het online registreren voor een proefperiode en het afsluiten van een abonnement, waarbij deze voorwaarden expliciet moeten aanvaard worden vooraleer men kan bevestigen
  • Als PDF-document op eenvoudige vraag via info@infinwebs.be

Over de onFact-software

Infinwebs BV, met ondernemingsnummer BE 0714.992.641, gevestigd te Stationsstraat 102 bus 2 in 1730 Asse (België) is eigenaar van de onFact-software.

Infinwebs geeft als dienstverlener-leverancier aan de klanten een gebruiksrecht van de onFact-software op basis van een abonnementsformule. Infinwebs wordt verder in dit document aangeduid als "de leverancier".

Bevoegde rechtbanken

Het recht in het land van de zetel van Infinwebs BV, als leverancier van de onFact-software, is van toepassing. Voor België is dit de ondernemingsrechtbank van Brussel. 

Wijziging van deze voorwaarden

Infinwebs streeft er continu naar de eigen producten te verbeteren. Waar dit een wijziging in de AVV vereist die de dienstverlening en/of de werking van de producten ten goede komt, zal Infinwebs deze wijzigingen doorvoeren. Significante wijzigingen zullen gecommuniceerd worden in een bijzondere digitale nieuwsbrief.

 

Overeenkomst

De beschikbare onFact-software blijft eigendom van Infinwebs BV. De klant heeft via het abonnement enkel een recht op gebruik van de onFact-software tijdens de periode waarbinnen het abonnement loopt, zoals aangegeven op de factuur of met de beperkingen die gelden voor het gratis(proef)gebruik.

Prijs en duurtijd

De overeenkomst tussen de klant en Infinwebs wordt aangegaan voor een termijn die samenhangt met de gekozen prijsformule van het abonnement. Daarbij heeft de klant de keuze tussen volgende opties:

  • Gratis proefperiode van 14 dagen
  • Gratis abonnement met beperkte functionaliteit voor onbepaalde duur
  • Betalend maandabonnement aan € 12,- excl. btw voor een duurtijd van één maand
  • Betalend jaarabonnement aan € 125,- excl. btw voor een duurtijd van één jaar

De abonnementsprijzen met hun overeenkomstige functionaliteiten staan vermeld op de ‘Prijzen’-pagina.

Infinwebs kan de prijzen aanpassen. Infinwebs zal de klant van een eventuele verhoging tijdig verwittigen met een optie tot uitstap.

Activering account

Zodra de klant een account aanmaakt via https://www.onfact.be ontvangt hij/zij een gratis proefperiode van 14 dagen. Deze periode start meteen bij de creatie van de account.

Bij het aanmaken van een account en/of het plaatsen van een bestelling voor één van de abonnementsformules, dient de klant expliciet:

  • deze AVV op de bevestigingspagina te aanvaarden
  • kennis te nemen van de Privacybepalingen, vermeld via de bevestigingspagina

Facturatie

Infinwebs BV factureert het gebruik van de onFact-software op basis van de gekozen abonnementsformule. Indien een actief abonnement binnen 14 dagen vervalt, zal een melding getoond worden in de eigen onFact-omgeving.

Bij bevestiging of verlenging van de gekozen abonnementsformule wordt een factuur voor de gekozen termijn per e-mail in PDF- en UBL-bestand bezorgd. Bij bestelling gaat de koper akkoord om de facturen via e-mail te ontvangen op het e-mailadres waarmee de betrokken onFact-account is aangemaakt.

De betalingstermijn is 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de factuur 30 dagen na de factuurdatum wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling het factuurbedrag verhoogd met 8% intrest per jaar en een schadebeding van 10% met een minimum van 40 euro, en worden eventuele andere openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar. Bij niet betaling van de factuur 30 dagen na factuurdatum, behoudt Infinwebs zich het recht voor om de toegang tot de lopende diensten zonder vergoeding of compensatie voor de klant te blokkeren.

Voor ontwikkeling op maat (zoals o.a. de productie van een account-specifieke template) ontvangt de klant vooraf een vrijblijvende prijsofferte. Als de klant deze offerte aanvaardt, ontvangt hij/zij de factuur voor de uitgevoerde werken. Deze facturatie staat los van de abonnementsfacturatie.

Wijziging van het abonnement

De klant kan zijn bestaande abonnementsformule wijzigen, bijvoorbeeld wanneer nood is aan meer functies. Het abonnement kan ook gewijzigd worden in geval de bedrijfsvorm van de klant verandert.

De wijziging van het abonnement kan aangevraagd worden door contactname met leverancier Infinwebs via support@onfact.be.

Beëindiging van de overeenkomst

A. Beëindiging door klant

Geen verderzetting na of tijdens 14 dagen proefperiode

Aan het einde van de gratis proefperiode wordt de klant voorgesteld om een keuze te maken uit de beschikbare abonnementsformules. Er is geen automatische verlenging van deze proefperiode.

Als de klant de overeenkomst niet meteen verlengt onder de formule van een abonnement (gratis of betalend), wordt de account nog gedurende 1 jaar bewaard. Dit laat de klant toe om ook bv. na enkele maanden alsnog een abonnement af te sluiten en de werking te hervatten.

Om de account stop te zetten en/of volledig te verwijderen tijdens of na de gratis proefperiode, volstaat het om een e-mailbericht te verzenden naar support@onfact.be.

Tijdens een lopende abonnementsformule

Om de account stop te zetten en/of volledig te verwijderen tijdens een lopende abonnementsformule, volstaat het om een e-mailbericht te verzenden naar support@onfact.be.

De klant-koper kan niet van een formeel geplaatste abonnementsbestelling of aankoop afzien, waarbij een online bevestiging van bijvoorbeeld een betalend abonnementtype of van een opdracht ook geldt als formele bevestiging.

B. Beëindiging door Infinwebs

Wanneer de klant deze AVV niet nakomt, houdt de licentiehouder Infinwebs zich het recht voor om, na ingebrekestelling en indien op de ingebrekestelling geen of geen nuttig gevolg wordt gegeven binnen de 8 werkdagen, hetzij zijn verplichtingen waaronder de dienstverlening op te schorten, hetzij de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, onverminderd het recht op schadevergoeding.

Infinwebs heeft het recht de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen indien de klant zijn verplichtingen niet nakomt. De overeenkomst wordt aangegaan onder ontbindende voorwaarde van faillissement van de klant. Ingeval van kennelijk onvermogen of overmacht, behoudt Infinwebs zich het recht voor om de overeenkomst eenzijdig en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk te ontbinden.

Procedure klantdata na beëindiging

De klant heeft vóór beëindiging de mogelijkheid om de volgende gegevens vanuit de onFact-omgeving in diverse formaten te exporteren. Een overzicht van type gegevens en mogelijk exportformaat is beschikbaar op het onFact documentatieplatform: https://onfact.gitbook.io/support/overige-functies/gegevens-exporteren

De volledige onFact-omgeving wordt gedurende 1 jaar gearchiveerd en daarna definitief verwijderd van de back-up locatie.

Het is ook mogelijk om het abonnement toch voort te zetten onder de gratis abonnementsformule waarbij dan de gegevens toegankelijk blijven, met uitzondering van de modules en documenten onder ‘Offertes’, ‘Creditnota’s’ en 'Aankopen'.

 

Aansprakelijkheid

Infinwebs garandeert dat de onFact-software voldoet aan alle specificaties vermeld op de website https://www.onfact.be. In geval van fouten zal Infinwebs deze zo snel mogelijk herstellen.

Aansprakelijkheid

Infinwebs kan alleen verantwoordelijk en aansprakelijk gesteld worden voor bewezen zware fout of zware nalatigheid of opzet waarbij Infinwebs enkel gehouden is om de fout en/of nalatigheid en/of opzet te herstellen en waarbij Infinwebs enkel aansprakelijk kan zijn voor 75% van het aan de klant gedurende drie jaar effectief gefactureerde bedrag.

Infinwebs is nooit verantwoordelijk voor immateriële schade en elementen zoals gederfde inkomsten en winsten, verlies van klanten of contracten en andere zakelijke gevolgschade zelfs al is die bewezen.

Als leverancier is Infinwebs niet verantwoordelijk voor fouten door de klant en diens gebruikers zoals foutief opgemaakte documenten met de onFact-software. De klant is steeds zelf en alleen verantwoordelijk voor opgemaakte en verzonden documenten.

Infinwebs is bovendien niet aansprakelijk als de klant of door de klant ingeschakelde derden, wijzigingen in/aan de onFact-software hebben aangebracht, wat bovendien verboden is. Deze verantwoordelijkheid van de klant en alleen de klant geldt ook voor eigen add-ons van die klant of diens toeleveranciers.

Infinwebs en de klant zijn niet aansprakelijk ten opzichte van elkaar als er sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: overmacht in de zin van de wet, inclusief bij toeleveranciers van partijen, storingen in het elektriciteitsnet en storingen die dataverkeer belemmeren voor zover de oorzaak daarvan niet te wijten is aan de partijen zelf.

Melding

Klachten en meldingen van schade moeten op straffe van nietigheid gemeld worden binnen de acht (8) dagen na de ontdekking van het gebrek of na de datum dat de klant/opdrachtgever ze bij een normaal gebruik had moeten vaststellen, en dit via aangetekend schrijven naar Infinwebs BV, Stationsstraat 102 bus 2 in 1730 Asse.

Leveringstermijnen

De goederen of diensten worden geleverd gedurende de termijn zoals op de factuur vermeld, rekening houdend met de gebruikelijke tolerantie eigen aan de aard van de industrie of handel. Eventuele vertraging in de levering, kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

 

Dienstverlening

In het abonnement zit standaard support-dienstverlening inbegrepen. De supportmedewerkers zijn bereikbaar op werkdagen tussen 09:00 en 18:00 via support@onfact.be. Specifieke klantvragen kunnen echter aanleiding geven tot een offerte voor werk op maat, gezien de aard van het werk dat buiten de standaard support valt.

Maatwerk

Infinwebs kan bijzondere instellingen voor gebruik van een onFact-omgeving evalueren en indien mogelijk in een vrijblijvende offerte gieten. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor het op maat realiseren van een template of voor het geven van interne opleidingen binnen een bedrijf. Hiervoor werkt Infinwebs aan uurtarief of op forfaitbasis. Na aanvaarding van de offerte ontvangt de klant een factuur voor de gepresteerde werken.

Support

Opstart e-mails

Om de klant wegwijs te maken in de werking en mogelijkheden van onFact, wordt hij/zij bij het aanmaken van een account automatisch opgenomen in een e-mailsequentie. Via eenvoudige opzeg (bv. met de unsubscribe-knop) kan de klant ten allen tijde de e-mailberichten stopzetten.

Self-service

Via https://onfact.gitbook.io/support/ biedt Infinwebs een uitgebreide handleiding voor functies in de onFact-software. Deze documentatie is een levend document dat continu aangepast wordt en enkel informatieve aard heeft.

Supportmedewerkers

Infinwebs biedt aan de klant ondersteuning (support) waarbij supportmedewerkers de klant zo snel mogelijk verder helpen, met een responstijd die afhangt van het aantal ingestuurde aanvragen.

Voor sommige vragen en/of incidenten is hulp op afstand mogelijk via technieken van schermdeling. Mits akkoord van de klant onder andere via TeamViewer of Google Meet of een andere gespecialiseerde software. Infinwebs zal gepaste software via zijn site bereikbaar maken.

Supportmedewerkers hebben standaard geen toegang tot de onFact-omgeving van klanten. Toch kan die toegang noodzakelijk zijn om op specifieke supportvragen van de klant te antwoorden. Die toegang geeft de klant dan via de tab ‘GDPR’ onder ‘Instellingen bedrijf’ in de onFact-account. Deze toegang kan ten allen tijde opnieuw ingetrokken worden.

Alle Infinwebs-medewerkers zijn opgeleid om de instellingen en gegevens binnen een onFact-omgeving met de gepaste vertrouwelijkheid te behandelen.

 

app.onfact.be

onFact is een programma in de cloud dat betrouwbaar, veilig en snel werkt. Infinwebs werkt samen met externe partijen om deze continue service te bieden. De ingestelde back-upprocedures zorgen mee voor de continuïteit. Eventuele werkzaamheden aan de software worden in principe op voorhand gecommuniceerd naar de klant.

De software

onFact is een online facturatieprogramma dat bestaat uit een basispakket functionaliteiten, uitbreidbaar met modules. De basisfunctionaliteiten zijn: klanten, producten, offertes, facturen, creditnota’s. Het overzicht van de extra activeerbare modules staat ter beschikking op https://www.onfact.be/prijzen.

Service en verantwoordelijkheden

Infinwebs stelt het onFact-platform ter beschikking aan de klant, die op basis van instellingen en handelingen de eigen onFact-omgeving bepaalt. Infinwebs voorziet daartoe de nodige support, zowel in self-service documentatie als in online ondersteuning. De klant is verantwoordelijk voor een correcte toepassing.

Infinwebs is niet verantwoordelijk voor de juiste werking van koppelingen van aanvullende softwarepakketten of aanvullende diensten van derde partijen.

Eigendomsrechten

Het intellectuele eigendomsrecht van de onFact-software berust steeds bij de eigenaar, Infinwebs BV. De klant heeft via het abonnement enkel een recht op gebruik van de onFact-software tijdens de periode dat het abonnement loopt zoals aangegeven op de factuur of met de beperkingen die gelden voor het gratis(proef)gebruik.

Het eigendomsrecht van de ingevoerde data en de door de applicatie gegenereerde data berust enkel bij de klant. Infinwebs mag en zal zich geen rechten eigen aan de klantdata toe-eigenen.

Een abonnement geeft geen recht op de zogenoemde broncode. Infinwebs stelt wel een API ter beschikking waarmee een extern programma op een geautomatiseerde manier functies binnen onFact kan aanspreken in functie van data-uitwisseling/samenwerking. Info: https://onfact.gitbook.io/support/overige-functies/api

Ontwikkeling

Infinwebs behoudt zich het recht voor om ten alle tijden aanpassingen te maken aan de onFact-software zonder voorafgaande waarschuwing. De koper gaat akkoord dat de gebruikte software zal evolueren.

Elke versie wordt voorzien van gepaste versiedocumentatie die gecommuniceerd worden op https://onfact.gitbook.io/support/.

Beschikbaarheid

Infinwebs behoudt zich het recht voor om de software tijdelijk offline te halen voor bijvoorbeeld belangrijke updates of bij technische problemen. onFact wordt gehost op systemen van Amazon in Ierland met een doel van een minimale beschikbaarheid (‘uptime’) van 99,95% of hoger, zij het zonder garantie daarop.

In de volgende situaties kan de klant-eigen onFact-omgeving niet volledig beschikbaar zijn:

  • (systeem)onderhoud (zie verder)
  • verhelpen van storingen aan de software die onder de verantwoordelijkheid van de klant valt
  • overmachtsituaties (zie eerder)
  • onbetaalde facturen (zie eerder) die de toegang tot de account tijdelijk blokkeren

Onderhoud

De klant wordt minimaal 5 dagen van tevoren geïnformeerd dat de onFact-software mogelijk tijdelijk niet beschikbaar is omwille van onderhoudswerken. De werkzaamheden worden uitgevoerd tussen 21:00 en 07:00 uur of in het weekend. Incidentele herstellingen (patches en hotfixes) worden automatisch en zonder vooraankondiging uitgevoerd.

Response

De responstijden van de onFact-software zijn mede afhankelijk van de internetverbinding en inrichting van de omgeving van de klant.

De antwoordtijden kunnen ook variëren afhankelijk van de functies en modules die de klant gebruikt, de hoeveelheid data, de klantspecifieke inrichting en instellingen. Ter verbetering van de performance worden grote verwerkingstaken zoals het importeren van gegevens in een wachtrij geplaatst en op de achtergrond uitgevoerd.

Beveiliging en toegang

De aanmelding en authentificatie verloopt via een loginpagina via e-mailadres en persoonlijk wachtwoord. Indien gewenst kan de klant een 2-factor authenticatie activeren. Deze 2-factor authenticatie maakt initieel gebruik van SMS om nadien via authenticatie-app te verlopen.

De servers staan in het datacenter van Amazon in Dublin. Zij hebben alle nodige ISO-certificaties zodat alles veilig ingericht is met bescherming van alle gegevens.

Eigen login en interne gebruikers

Elke gebruiker is verantwoordelijk voor de eigen logingegevens. Het wachtwoord van een gebruiker wordt beveiligd opgeslagen onder encryptie. Niemand kan het persoonlijke wachtwoord binnen onFact bekijken.

In de situatie waar de hoofdgebruiker van de accounthouder diens bedrijf of organisatie verlaat, kan Infinwebs zelfs op expliciete vraag van de accounthouder geen nieuwe gebruiker aanmaken. De creatie en het beheren van gebruikers is de volledige en exclusieve verantwoordelijkheid van de klant.

Klaar om efficiënter te werken?

Maak nu je account aan en creëer je eerste factuur in enkele minuten! De eerste 14 dagen zijn gratis en vrijblijvend zodat je op je eigen tempo kennis kan maken met de volledige functionaliteit van onFact.

Start uw gratis proefperiode!
server room