onFact Algemene Voorwaarden

Duidelijke afspraken

Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die Infinwebs BV sluit. De Algemene Voorwaarden zijn als volgt beschikbaar:

  • Via URL op de publieke website https://www.onfact.be/algemene-voorwaarden
  • Via URL bij het online registreren voor een proefperiode en het afsluiten van een abonnement, waarbij deze voorwaarden expliciet moeten aanvaard worden vooraleer men kan bevestigen
  • Als PDF-document op eenvoudige vraag via info@infinwebs.be

Bevoegde rechtbanken

Het recht in het land van de zetel van Infinwebs BV, als uitgever van de onFact-software, is van toepassing. Voor België is dit de ondernemingsrechtbank van Brussel. 

Wijziging van deze voorwaarden

Infinwebs streeft er continu naar zijn producten te verbeteren. Waar dit een wijziging in Algemene Voorwaarden vereist die de dienstverlening en/of de werking van de producten ten goede komt, zal Infinwebs deze wijzigingen doorvoeren. Significante wijzigingen zullen gecommuniceerd worden in een bijzondere digitale nieuwsbrief.

 

OVEREENKOMST

De beschikbare onFact-software blijft eigendom van de licentiehouder Infinwebs BV. De klant heeft via het abonnement enkel een recht op gebruik van de onFact-software tijdens de periode waarbinnen het abonnement loopt, zoals aangegeven op de factuur of met de beperkingen die gelden voor het gratis(proef)gebruik.

Prijs en duurtijd

De overeenkomst tussen de klant en Infinwebs wordt aangegaan voor een termijn die samenhangt met de gekozen prijsformule van het abonnement. Daarbij heeft de klant de keuze tussen volgende opties:

  • Gratis proefperiode van 14 dagen
  • Gratis abonnement voor onbepaalde duur
  • Betalend maandabonnement aan € 12,- excl. btw voor een duurtijd van één maand
  • Betalend jaarabonnement aan € 125,- excl. btw voor een duurtijd van één jaar

Wat betreft de abonnementsprijzen is het overzicht van welke componenten er inbegrepen zijn per abonnement, beschikbaar via de ‘Prijzen’-pagina.

Infinwebs kan de prijzen indexeren, waarbij er rekening wordt gehouden met de jaarlijkse consumentenindex. De gecumuleerde indexering kan afgerond worden en gefactureerd worden op een later tijdstip. Bij indexering stuurt Infinwebs voor 1 oktober van het kalenderjaar een bericht aan de klanten waarin het indexbedrag wordt vermeld. De indexering gaat in vanaf de eerstvolgende factuur in het daaropvolgende kalenderjaar.

Activering account

Zodra de klant een account aanmaakt via https://www.onfact.be ontvangt hij een gratis proefperiode van 14 dagen. Deze periode start meteen bij de creatie van de account.

Bij het aanmaken van een account alsook het plaatsen van een bestelling voor één van de abonnementsformules, dient de klant expliciet:

  • deze Algemene Voorwaarden te aanvaarden, die op de bevestigingspagina aangeboden worden via URL
  • kennis te nemen van de Privacybepalingen, die op de bevestigingspagina aangeboden worden via URL

Facturatie

Infinwebs BV factureert het gebruik van de onFact-software op basis van de gekozen abonnementsformule. Indien een actief abonnement binnen 14 dagen vervalt, zal een melding getoond worden in de eigen onFact-omgeving.

Bij bevestiging of verlenging van de gekozen abonnementsformule wordt een factuur voor de gekozen termijn bezorgd per e-mail, in PDF- en UBL-bestand. Bij bestelling gaat de koper akkoord om de facturen via e-mail te ontvangen op het e-mailadres waarmee de toepasselijke onFact-account is aangemaakt.

De betalingstermijn is 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen. Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de factuur 30 dagen na de factuurdatum wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling het factuurbedrag verhoogd met 8% intrest per jaar en een schadebeding van 10% met een minimum van 40 euro, en worden eventuele andere openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar. Bij niet betaling van de factuur 30 dagen na factuurdatum, behoudt Infinwebs als licentiehouder zich het recht voor om de toegang tot de lopende diensten te blokkeren zonder vergoeding of compensatie voor de klant.

Voor ontwikkeling op maat (zoals o.a. het ontwikkelen van een custom template) wordt een vrijblijvende prijsofferte bezorgd aan de klant. Als deze offerte aanvaard wordt, ontvangt de klant de factuur voor de uitgevoerde werken. Deze facturatie staat los van de abonnementsfacturatie.

Wijziging van het abonnement

De klant kan zijn bestaande abonnementsformule wijzigen, bijvoorbeeld wanneer nood is aan meer features. Het abonnement kan ook gewijzigd worden in geval van wijziging bedrijfsvorm van de klant.

De wijziging van het abonnement kan aangevraagd worden door contactname met support via support@onfact.be.

Beëindiging van de overeenkomst

Het beëindigen van de overeenkomst kan bekendgemaakt worden via support@onfact.be.

A. Beëindiging door klant

Geen verderzetting na of tijdens 14 dagen proefperiode

Aan het einde van de gratis proefperiode wordt de klant voorgesteld om een keuze te maken uit de beschikbare abonnementsformules. Er is geen automatische verlenging van deze proefperiode.

Als de account niet meteen verdergezet wordt onder de formule van een abonnement (gratis of betalend), wordt de account nog gedurende 1 jaar bewaard. Dit laat de gebruiker toe om ook bv. Na enkele maanden alsnog een abonnement af te sluiten en de werking te hervatten.

Om de account stop te zetten en/of volledig te verwijderen tijdens of na de gratis proefperiode, volstaat het om een e-mailbericht te verzenden naar support@onfact.be.

Tijdens een lopende abonnementsformule

Om de account stop te zetten en/of volledig te verwijderen tijdens een lopende abonnementsformule, volstaat het om een e-mailbericht te verzenden naar support@onfact.be.

De koper kan niet van een formeel geplaatste abonnementsbestelling of aankoop afzien, waarbij een online bevestiging van bijvoorbeeld een betalend abonnementtype of van een opdracht ook geldt als formele bevestiging.

B. Beëindiging door Infinwebs BV

Wanneer de koper deze Algemene Voorwaarden niet nakomt, houdt de licentiehouder Infinwebs zich het recht voor om, na ingebrekestelling en indien op de ingebrekestelling geen of geen nuttig gevolg wordt gegeven binnen de 8 werkdagen, hetzij zijn verplichtingen op te schorten, hetzij de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, onverminderd het recht op schadevergoeding.

Infinwebs heeft het recht de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen indien de klant zijn verplichtingen niet nakomt. De overeenkomst wordt aangegaan onder ontbindende voorwaarde van faillissement van de klant. Ingeval van kennelijk onvermogen of overmacht, behoudt Infinwebs zich het recht voor om de overeenkomst eenzijdig en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk te ontbinden.

Procedure klantdata na beëindiging

De klant heeft vóór beëindiging de mogelijkheid om de volgende gegevens vanuit zijn onFact-omgeving in diverse formaten te exporteren. Een overzicht van type gegevens en mogelijk exportformaat is beschikbaar op het onFact documentatieplatform: https://onfact.gitbook.io/support/overige-functies/gegevens-exporteren

De volledige onFact-omgeving wordt gedurende 1 jaar gearchiveerd en daarna definitief verwijderd van de back-up locatie.

Het is ook mogelijk om het abonnement toch voort te zetten onder de gratis abonnementsformule. Op deze manier blijven de gegevens toegankelijk, met uitzondering van de modules en documenten onder ‘Offertes’ en ‘Creditnota’s’.

 

AANSPRAKELIJKHEID

Infinwebs garandeert dat de onFact-software voldoet aan alle specificaties die vermeld worden op de website https://www.onfact.be. In geval van fouten zal Infinwebs deze altijd zo snel mogelijk herstellen. We besteden de grootste zorg aan een correcte en performante werking van onFact en een correcte uitvoering van de dienstverlening.

Aansprakelijkheid

Infinwebs kan alleen verantwoordelijk en aansprakelijk gesteld worden voor bewezen zware fout of zware nalatigheid of opzet waarbij Infinwebs enkel gehouden is om de fout en/of nalatigheid en/of opzet te herstellen en waarbij Infinwebs enkel aansprakelijk kan zijn voor 75% van het aan de klant gedurende drie jaar effectief gefactureerde bedrag.

Infinwebs is nooit verantwoordelijk voor immateriële schade en elementen zoals gederfde inkomsten en winsten, verlies van klanten of contracten en andere zakelijke gevolgschade zelfs al is die bewezen.

Als licentiehouder is Infinwebs ook niet verantwoordelijk voor foutief opgemaakte documenten met de onFact-software. De klant is steeds zelf en alleen verantwoordelijk voor opgemaakte en verzonden documenten.

Infinwebs is bovendien niet aansprakelijk als de klant of door de klant ingeschakelde derden, wijzigingen in/aan de onFact-software hebben aangebracht, wat bovendien verboden is.

Infinwebs en de klant zijn niet aansprakelijk ten opzichte van elkaar als er sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: overmacht in de zin van de wet, inclusief bij toeleveranciers van partijen, storingen in het elektriciteitsnet en storingen die dataverkeer belemmeren voor zover de oorzaak daarvan niet is te wijten aan de partijen zelf.

Melding

Klachten en meldingen van schade moeten op straffe van nietigheid gemeld worden binnen de acht (8) dagen na de ontdekking van het gebrek of na de datum dat de klant/opdrachtgever ze bij een normaal gebruik had moeten vaststellen, en dit via aangetekend schrijven naar Infinwebs BV, Stationsstraat 102 bus 2 in 1730 Asse.

Leveringstermijnen

De goederen of diensten worden geleverd gedurende de termijn zoals op de factuur vermeld, rekening houdend met de gebruikelijke tolerantie eigen aan de aard van de industrie of handel. Eventuele vertraging in de levering, kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

 

DIENSTVERLENING

In het abonnement zit standaard support-dienstverlening inbegrepen. Onze supportmedewerkers zijn bereikbaar op werkdagen tussen 09:00 en 18:00 via support@onfact.be. Bepaalde klantvragen kunnen echter aanleiding geven tot een offerte voor werk op maat, gezien de omvattendheid van het werk dat buiten de standaard support valt.

Maatwerk

onFact kan bijzondere instellingen voor gebruik van uw onFact-omgeving evalueren en indien mogelijk in een vrijblijvende offerte gieten. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor het custom realiseren van een template of voor het geven van interne opleidingen binnen een bedrijf. Hiervoor werken we aan uurtarief of op forfaitbasis. Na aanvaarding van de offerte ontvangt de klant een factuur voor de gepresteerde werken.

Support

Opstart e-mails

Om de klant wegwijs te maken in de werking en mogelijkheden van onFact, wordt hij bij het aanmaken van een account automatisch opgenomen in een e-mailsequentie. Deze zes e-mailberichten bieden tips en informatie over hoe een onFact-account kan opgezet en gebruikt worden. Via eenvoudige unsubscribe-knop kan de gebruiker zich ten allen tijde afmelden.

Self-service

Via https://onfact.gitbook.io/support/ biedt Infinwebs een uitgebreide handleiding voor alle mogelijke features in de onFact-software. Deze documentatie is een levend document dat continu aangevuld en verbeterd wordt.

Periodieke informatie-e-mails

Om de klant op de hoogte te brengen van wijzigingen, updates, nieuwe features van de onFact-software zal hij periodiek e-mail hierover ontvangen. Via eenvoudige unsubscribe-knop kan de klant zich ten allen tijde afmelden.

Supportmedewerkers

Onze supportmedewerkers helpen de klanten zo snel mogelijk verder, met een responstijd die afhankelijk is van het aantal ingestuurde aanvragen.

Voor sommige issues is hulp op afstand gewenst. Indien de klant akkoord gaat bieden we de mogelijkheid om via TeamViewer of Google Meet mee te kijken op uw scherm om op die manier handelingen/meldingen te kunnen interpreteren. De benodigde software hiervoor is te vinden via https://www.onfact.be/teamviewer.

Onze supportmedewerkers hebben standaard geen toegang tot uw onFact-omgeving. Toch kan het in bepaalde gevallen noodzakelijk zijn om op specifieke supportvragen van de klant te kunnen antwoorden. U kan de medewerkers toegang tot de instellingen van uw account verlenen via de tab ‘GDPR’ onder ‘Instellingen bedrijf’ in uw onFact-account. Deze toegang kan ten allen tijde opnieuw ingetrokken worden.

Al onze medewerkers zijn opgeleid om de instellingen en gegevens binnen uw onFact-omgeving met de gepaste vertrouwelijkheid te behandelen.

 

app.onfact.be

onFact is een programma in de cloud dat betrouwbaar, veilig en snel werkt. Infinwebs werkt samen met externe partijen om deze continue service te bieden. De ingestelde back-upprocedures zorgen mee voor de continuïteit. Eventuele werkzaamheden aan de software worden op voorhand gecommuniceerd naar de klant.

De software

onFact is een online facturatieprogramma dat bestaat uit een basispakket functionaliteiten, uitbreidbaar met gratis modules. De basisfunctionaliteiten zijn: klanten, producten, offertes, facturen, creditnota’s. Het overzicht van de extra activeerbare modules is hier beschikbaar: https://www.onfact.be/prijzen.

Service en verantwoordelijkheden

Infinwebs stelt het onFact-platform ter beschikking aan de klant, die op basis van zijn eigen instellingen en handelingen zijn eigen onFact-omgeving instelt. Infinwebs voorziet daartoe de nodige support, zowel in self-service documentatie als in online ondersteuning. De klant is verantwoordelijk voor een correcte toepassing.

Infinwebs is niet verantwoordelijk voor de juiste werking van koppelingen van aanvullende softwarepakketten of aanvullende diensten van derde partijen.

Eigendomsrechten

Het intellectuele eigendomsrecht van de onFact-software berust steeds bij de licentiehouder, Infinwebs bv, Stationsstraat 102 bus 2 te 1730 Asse met ondernemingsnummer BE 0714.992.641. De klant heeft via het abonnement enkel een recht op gebruik van de toepasselijke onFact-software tijdens de periode dat het abonnement loopt zoals aangegeven op de factuur of met de beperkingen die gelden voor het gratis(proef)gebruik.

Het eigendomsrecht van de ingevoerde data en de door de applicatie gegenereerde data berust enkel bij de klant. Infinwebs mag en zal zich geen rechten toe-eigenen aan de klantdata.

Een abonnement geeft geen recht op de zogenoemde broncode. Infinwebs stelt wel een API ter beschikking. Met deze onFact API is het mogelijk om via een extern programma op een geautomatiseerde manier functies binnen onFact aan te spreken. Zo kan een extern programma bijvoorbeeld, op een beveiligde manier, klantenlijsten ophalen, nieuwe klanten aanmaken of documenten aanmaken. Info: https://onfact.gitbook.io/support/overige-functies/api

Ontwikkeling

De licentiehouder Infinwebs behoudt zich het recht voor om ten alle tijden aanpassingen te maken aan de onFact-software zonder voorafgaande waarschuwing. De koper gaat akkoord dat de gebruikte software zal evolueren.

Elke versie wordt voorzien van releasenotes die gecommuniceerd worden op https://onfact.gitbook.io/support/. Hierin wordt beschreven welke onderdelen zijn aangepast.

Beschikbaarheid

Infinwebs als licentiehouder behoudt zich het recht voor om de software tijdelijk offline te halen voor bijvoorbeeld belangrijke updates of bij technische problemen. onFact wordt gehost op systemen van Amazon in Ierland. Er wordt een minimum uptime van 99,95% beoogd maar dit is niet bindend.

In de volgende situaties kan je eigen onFact-omgeving niet volledig beschikbaar zijn:

  • systeemonderhoud (zie verder)
  • verhelpen van storingen aan de software die onder de verantwoordelijkheid van de klant valt
  • overmachtsituaties (zie eerder)
  • onbetaalde facturen (zie eerder) die de toegang tot de account tijdelijk blokkeren

Onderhoud

De klant wordt minimaal 5 dagen van tevoren geïnformeerd dat de onFact-software mogelijk tijdelijk niet beschikbaar is omwille van onderhoudswerken. De werkzaamheden worden uitgevoerd tussen 21:00 en 07:00 uur of in het weekend. Incidentele patches en hotfixes worden automatisch en zonder vooraankondiging uitgevoerd.

Response

De responstijden van de onFact-software zijn mede afhankelijk van de internetverbinding en inrichting van de omgeving van de klant.

De responstijden kunnen ook variëren afhankelijk van de feature(s) die je gebruikt, de, hoeveelheid data, je klantspecifieke inrichting en instellingen. Ter verbetering van de performance worden grote verwerkingstaken zoals het importeren van gegevens in een wachtrij geplaatst en op de achtergrond uitgevoerd. Als u als klant een vertraagde werking van onFact ervaart, kan u contact opnemen via support@onfact.be.

Back-up & monitoring

Elke PDF-file wordt automatisch op minstens 3 verschillende servers opgeslagen zodat deze niet verloren gaan. De database wordt steeds doorgedrukt naar een back-up database zodat een tweede database altijd synchroon loopt. Van de database wordt daarnaast nog eens elke 5 minuten een back-up genomen.

Beveiliging en access

De aanmelding en authentificatie verloopt via een loginpagina via e-mailadres en persoonlijk wachtwoord. Indien gewenst kan de klant een 2-factor authenticatie activeren. Deze 2-factor authenticatie maakt initieel gebruik van SMS om nadien via authenticatie-app te verlopen.

De servers staan in het datacenter van Amazon in Dublin. Zij hebben alle nodige ISO-certificaties zodat alles veilig ingericht is met bescherming van alle gegevens.

Eigen login en interne gebruikers

Elke gebruiker is verantwoordelijk voor zijn eigen logingegevens. Het wachtwoord van een gebruiker wordt beveiligd opgeslagen onder encryptie. Niemand kan het persoonlijke wachtwoord binnen onFact bekijken.

In de situatie waar uw hoofdgebruiker het bedrijf of de organisatie verlaat en u Infinwebs vraagt een nieuwe gebruiker aan te maken, is dit voor ons niet mogelijk. Het aanmaken en beheren van gebruikers is de volledige verantwoordelijkheid van de klant.

Klaar om efficiënter te werken?

Maak nu je account aan en creëer je eerste factuur in enkele minuten! De eerste 14 dagen zijn gratis en vrijblijvend zodat je op je eigen tempo kennis kan maken met de volledige functionaliteit van onFact.

Start uw gratis proefperiode!
server room