Wat is een dagontvangstenboek? 

In een dagontvangstenboek dien je de verkopen op te nemen waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. kassatickets), die niet onderworpen zijn aan het verplicht uitschrijven van een factuur.

Een dagontvangstenboek is geen kasboek (en omgekeerd)

Soms bestaat er verwarring tussen een dagontvangstenboek en een kasboek. Beide zijn niet hetzelfde! Als onderneming beheer je een aankoop- en verkoopdagboek, maar daarnaast dien je ook een financieel dagboek bij te houden. Dit bevat je bankuittreksels en indien van toepassing, een kasboek. Een kasboek bevat alle bedragen die cash betaald of cash ontvangen werden: het gaat hier dus vooral over de betaalwijze.

Dat betekent dat een verkoop soms zowel in een kasboek als in een dagontvangstenboek kan vermeld worden. Een particulier koopt bij bijvoorbeeld een item waarvoor je een kassaticket aanmaakt (dit komt in je dagontvangstenboek) en hij betaalt dit in cash (dit vermeld je in je kasboek).

Vormvereisten dagontvangstenboek

  • Per bedrijfszetel of vestiging moet je een afzonderlijk dagontvangstenboek bijhouden.
  • Dagelijks moet het totale bedrag van de dagontvangsten genoteerd worden, uitgesplitst per btw-tarief.
  • De stavingsstukken (bv. kassatickets, bonnetjes, …) van deze verkopen moet je bewaren en ter beschikking kunnen stellen in geval van controle, en dit gedurende zeven jaar.
  • Is er een verkoop waarbij de eenheidsprijs van een goed meer dan € 250 bedraagt? Dan moet je deze verkoop afzonderlijk in het dagontvangstenboek inschrijven met vermelding/omschrijving van de aard van het verkochte goed.

Uitzonderingen:

  • Deze afzonderlijke inschrijving mag vervangen worden door één dagelijkse globale inschrijving als de verantwoordingsstukken (bv. kassatickets, bonnetjes, …) ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.
  • Je hoeft geen dagontvangstenboek bij te houden indien er een forfaitaire btw-regeling van toepassing is op je onderneming (bv. apothekers, bakkers, …) of indien, zoals bijvoorbeeld in de horeca, gebruik wordt gemaakt van de zogenaamde ‘Witte Kassa’ (een Geregistreerd Kassa Systeem).

Digitaal of op papier?

De tijd van papieren dagontvangstenboeken ligt stilaan achter ons. In een digitaal facturatieprogramma zoals onFact vind je tegenwoordig ook de mogelijkheid voor het bijhouden van een dagontvangstenboek. Daar is wel een expliciete voorwaarde aan verbonden: het systeem moet de onveranderlijkheid van de ingevoerde cijfers garanderen. Een regulier Excelbestand dat je zelf hebt aangemaakt, zal dus niet volstaan in geval van controle.

Hou je een dagontvangstenboek bij dat niet voldoet aan de vooropgestelde criteria of hou je er helemaal geen bij terwijl dat wel zou moeten, dan riskeer je een btw-boete. Dat kan je dus maar best vermijden!

Eenvoudige validatie digitaal dagontvangstenboek

Het dagontvangstenboek dat je in onFact aanmaakt, kan eenvoudig door een controleur gevalideerd worden. Als het bestand niet kan gevalideerd worden, werd het buiten het systeem om (= zonder tracering) gewijzigd en dat is niet toegelaten.

Het dagontvangstenboek wordt dagelijks digitaal ondertekend door onFact. Deze unieke sleutel zit vervat in het Excelbestand dat je kan downloaden. Als je dit bestand vervolgens invoert in de validatietool, zal de sleutel herkend worden en wordt het bestand correct gevalideerd. Als het Excelbestand echter gewijzigd werd, zal de unieke sleutel automatisch wijzigen. Het bestand zal niet meer kunnen gevalideerd worden en in geval van controle zie je dus onmiddellijk dat het bestand aangepast werd.