Wat is een boekhoudpakket?

Een boekhoudpakket of boekhoudprogramma is een softwarepakket om de boekhouding kan automatiseren. Zonder boekhoudsoftware werken – wat enkele decennia geleden de norm was onder andere met zogenaamde manuele doorschrijfsystemen – is erg tijdrovend en zelfs risicovol omdat de techniek van het boekhouden eerder complex is met zorgvuldig te balanceren handmatige noteringen.

Een hedendaags state-of-the-art boekhoudpakket leest (semi)automatisch gegevens in en boekt ze in de gepaste rekeningen, zoals bankafschriften die leiden tot het afpunten van openstaande klantenposten.

Een facturatiepakket is geen boekhoudpakket

Een boekhoudpakket bevat een breed gamma aan specifieke functies om een boekhouding conform de wet en de boekhoudkundige regels te voeren. De software kent bijvoorbeeld het verschil tussen balansrekening, actief en passiefrekening, resultatenrekeningen voor kosten ('zes'-rekeningen) en opbrengsten ('zeven'-rekeningen) en hoe de boekingen daarop dienen verwerkt te worden. De essentie: het is software voor specialisten, wat boekhouders en fiscalisten zijn. 

Een goede facturatiesoftware is gebruiksklaar voor de doorsnee ondernemer. Die heeft geen gespecialiseerde voorkennis nodig want de bedoeling van de leveranciers van dergelijke programma’s is net om het factureren gemakkelijk, correct en snel te maken. Een facturatieprogramma zorgt dat het opstellen van facturen eenvoudig loopt, met automatische nummering en berekeningen, de productie van facturen en creditnota’s, verwerking van betalingen op basis van bankuittreksels en onder andere ook het innen van onbetaald blijvende facturen. 

Dankzij de gerichte communicatiefuncties werken facturatieprogramma’s en boekhoudpakketten goed samen. Op facturatie toegespitste software zoals onFact geeft de informatie op facturen en van hun betaling snel en correct door aan boekhoudsoftware voor verdere geautomatiseerde verwerking. 

Voordelen van facturatiesoftware

De betere facturatiesoftware biedt ondernemers drie belangrijke voordelen:

  • Er gebeuren weinig tot geen fouten meer omdat de software heel wat controles uitvoert die de complexiteit afschermen, zodat elke doorsnee ondernemer zich kan concentreren op verkoop en diensten leveren, zonder te moeten zwoegen op tijdrovende administratie.
  • De samenwerking tussen ondernemer en boekhouder verloopt vlot en snel. Boekhouders winnen veel tijd door de elektronische aanlevering van de factuur gebonden gegevens die de boekhouder meteen in de boekhoud-software kan verwerken.
  • Een uitstekend, vlot consulteerbaar archief van gegevens want de facturatiesoftware slaat alle factuurinformatie zo op dat die snel toegankelijk is. Idealiter in een cloud-omgeving want die is zeer sterk beveiligd tegen pannes en zelfs misbruik.

Voordelen van een boekhoudpakket

De voordelen van werken met een boekhoudpakket liggen voor de hand:

  • Een kleinere foutenmarge ten opzichte van manuele invoer van boekingen of het maken van berekeningen.
    • Ten eerste omdat de software enkele basiscontroles uitvoert zoals 'zijn debet en credit van de journaalpost (bijvoorbeeld) gelijk'. Als dat niet het geval is, volgt een foutmelding.
    • Ten tweede door automatische berekening van bijvoorbeeld het btw-bedrag op basis van een btw-tarief, of gewoon het optellen van de factuuronderdelen.
  • Merkelijk efficiënter dan handmatig boekhouden want veel repetitieve acties zijn geautomatiseerd en hoeven niet telkens herhaald te worden.
  • De software laat toe om snel en correct wettelijke en informatieve boekhoudkundige staten te produceren zoals een balans, resultatenrekening, btw-aangiftes en afschrijvingstabellen. Een boekhoudpakket zorgt automatisch voor veel voorbereidend werk. Handmatig zou dat vele malen langer duren én doorgaans extra versies vereisen voordat een foutloze, definitieve versie bij de ondernemer zou belanden.
  • Op dezelfde manier loopt het opstellen van rapporten en overzichten veel sneller door het hergebruik van de al eerder geregistreerde gegevens dan met de hand of via een Excel rekenblad. Spijtig genoeg ondersteunen te weinig boekhouders via rapporten op de geboekte gegevens hun klanten-ondernemers. Elke geautomatiseerde boekhouding heeft veel informatief potentieel, zoals rapporten over omzet-evolutie of overzichten van de frequentie van aankopen per klant, zelfs de winst gerealiseerd per klant en per product (zodat wie niet genoeg winst oplevert tov de servicekost, kan bijgestuurd worden). Vraag je boekhouder zeker naar dergelijke rapporten! Ze kosten hem of haar weinig tijd, want de programma’s hebben meestal standaard rapporten, terwijl ze voor jou als ondernemer heel interessant zijn.

Kies voor veiligheid en communicatie

Er bestaat een grote variëteit aan boekhoudpakketten. Zij verschillen vooral in eenvoud van gebruik, de kracht en snelheid van automatische functies, de waaier aan voor-gedefinieerde rapporten én de mate waarin zij met andere gespecialiseerde software communiceren, denk aan voorraadbeheer of aankoopadministratie. Hoe ruimer de mogelijkheid om samen te werken – dat heet de connectiviteit – hoe beter, omdat vlotte digitale connecties vermijden dat handmatige tussenstappen moeten genomen worden.

Kies voor maximale beschikbaarheid

Voor de ondernemer en KMO is een pakket dat in de cloud draait (dus geen lokale versie op je computer) de beste keuze. Zij schermen immers de computertechnische complexiteit af én ze halen veel hogere beveiligingsniveaus dan lokaal geïnstalleerde software. Bovendien zijn ze van overal en altijd bereikbaar, ook op verplaatsing en vanaf elk apparaat met een internetverbinding.

Meestal werken ze ook beter samen met andere en meer pakketten. Dat is het logische gevolg van het feit dat leveranciers van online cloud software sterker gericht zijn op communicatie en samenwerking en minder afgeschermde functies aanhouden. Afgeschermd in de zin van onbereikbaar voor vreemde leveranciers (wat leidt tot meer lock-ins, dat is de verplichting om extra te betalen voor aanvullingen en diensten).

Doorstroming van facturatiegegevens met één druk op de knop is de regel, wat de verdere boekhoudkundige verwerking faciliteert. Zelfs de communicatie met klanten van en naar klanten kan op die manier automatisch lopen, meteen dus live en in real time.

Beschikbare boekhoudkoppelingen in onFact

onFact biedt vlot lopende koppelingen met Basecone, BilltoBox, ClearFacts, CodaBox, ExactOnline, Octopus, WinBooks Connect en Yuki. Aanlevering voor andere boekhoudpakketten zoals Expert-M of Adsolut is evengoed mogelijk dankzij de UBL-export, het gestandaardiseerde formaat voor gegevensuitwisseling tussen computers en softwareprogramma’s. Ontdek de lijst van gekoppelde software.