Wat is een GLN-nummer?

GLN staat voor ‘Global Location Number’ en is een unieke code van 13 cijfers. Je kan er een bedrijf, locatie of specifieke afdeling van een bedrijf uniek mee identificeren. GLN-nummers worden al vaak gebruikt binnen de logistiek, maar duiken nu ook op binnen e-facturatie. Een e-factuur kan je via Peppol ook naar een klant met een GLN-nummer verzenden.

Waarom wordt een GLN-nummer gebruikt?

Een btw-nummer is in België een unieke identifier voor een onderneming. Maar wat als je als bedrijf meerdere specifieke afdelingen hebt, die bijvoorbeeld eigen leveringen, facturatie, ... beheren/ontvangen? In zo’n geval bestaat je btw- of ondernemingsnummer niet als identificatie. Een GLN-nummer kan dan worden toegekend als een ‘extra identificatielaag’. Voorbeeld: een ziekenhuisgroep met één btw-nummer, dat aan zijn verschillende afdelingen/vestigingen elk een uniek GLN-nummer toekent. Zo kan een e-factuur meteen naar de juiste afdeling verzonden worden. 

Hoe verkrijg je een GLN-nummer?

GLN-nummers moet je als bedrijf aanvragen via het online platform van GS1. Omdat er slechts één punt is waar je zo’n nummer kan activeren, is het GLN-nummer internationeel gestandaardiseerd. Het is altijd uniek en wordt wereldwijd erkend.

Hoe kan je een GLN-nummer gebruiken voor e-facturatie?

Een bedrijfsentiteit moet op het Peppol-netwerk gekend zijn via een uniek Peppol-adres, je Peppol ID. Zo’n adres of identifier bestaat altijd uit twee delen: een schema en een id.

Een Peppol Identifier Schema verwijst naar het type gegevens. Voorbeelden van schema’s zijn Belgische KBO-nummers, Belgische btw-nummers, Nederlandse btw-nummers, Nederlandse KVK-nummers, enzovoort. Schema’s kunnen zowel met een numerieke notatie als met een tekstnotatie worden aangeduid. Zo is de schema-code voor een Belgisch btw-nummer “BE:VAT”, en de overeenkomstige numerieke code is “9925”. Afhankelijk van de toepassing kan één van beide notaties of beide samen gebruikt worden.

De eigenlijke “identifier” binnen een schema is een unieke code per bedrijf voor dat schema. Bijvoorbeeld: het btw-nummer van Bedrijf A is BE0123456789. Vaak wordt de notatie “SCHEMA:IDENTIFIER” gebruikt, wat dan simpelweg “de identifier” wordt genoemd. Voor Bedrijf A zou dat bijvoorbeeld “9925:BE0123456789” zijn.

Naast het vaak voorkomende schema voor btw- of ondernemingsnummer, kan je echter ook een Peppol Identifier hebben die gebaseerd is op je GLN-nummer. In dat geval wordt je Peppol-ID als volgt samengesteld:

• Schema: 0088
• Identifier: (bijvoorbeeld:) 0847973000005
• Het Peppol-ID wordt dan “0088:0847973000005”

Als bedrijf met een GLN-nummer

Het is niet omdat jouw afdeling een GLN-nummer heeft, dat dit nummer automatisch fungeert als een actieve Peppol Identifier! Om een GLN-nummer te gebruiken voor verzenden en ontvangen via Peppol, moet je dit actief registreren bij je gekozen Peppol Access Point. Het Access Point publiceert jouw GLN-nummer dan op de Peppol Directory: op dat moment kan jouw GLN-nummer gebruikt worden als digital adres voor e-facturatie.

onFact is een Certified Peppol Access Point: via onFact kan je dus ook jouw GLN-nummer laten registreren voor Peppol.

Als onderneming die aan een klant met GLN-nummer wil factureren

Bij het aanmaken van een factuur in onFact detecteert de software automatisch of jouw klant op basis van zijn btw-of ondernemingsnummer gevonden wordt op het Peppol-netwerk. Voor GLN-nummers bestaat er echter geen automatische detectie, omdat die nummers enkel opgezocht kunnen worden via de database van GS1. Om een factuur via Peppol te verzenden naar een GLN-nummer, moet jouw klant dus expliciet zijn GLN-nummer communiceren.

Ken je het GLN-nummer van je klant? Dan is dit in onFact eenvoudig in te stellen als voorkeursadres voor Peppol-verzending. Op deze handleidingspagina lees je hoe je makkelijk een GLN-adres instelt voor jouw klant. Als je in de toekomst een factuur aanmaakt aan deze klant, zal onFact automatisch de verzending via GLN-nummer voorstellen.