Digitale factuur

Wat is een digitale factuur?

Als je een factuur digitaal kan bekijken en verwerken, is het een ‘digitale factuur’. Denk daarbij aan een factuur in Word of PDF-formaat. Het verzenden van een e-mail met zo'n digitale factuur als bijlage is GEEN e-facturatie of e-invoicing. Waar zit dan het verschil met een e-factuur?

Bij een digitale factuur gaat het om ongestructureerde data. Ze zijn te lezen via herkenningstechnologie (OCR) waardoor ze makkelijker in te voeren en te verwerken zijn in een boekhoudpakket dan bijvoorbeeld papieren documenten.

Een PDF-bestand (Portable Document Format) is leesbaar voor mensen, maar moeilijker voor een computer. De indeling van het PDF-bestand is immers niet voldoende gestructureerd voor automatische verwerking. De elektronische factuur is dat wel onder de vorm van een zogenaamd xml-bestand, opgesteld volgens de UBL-standaard (Universal Business Language). Beide termen, UBL en xml, worden bij e-invoicing soms door elkaar gebruikt. Eenvoudig gesteld is een UBL-bestand de factuur volgens het xml-formaat. Soms spreekt men ook van ‘UBL-factuur’. Zo is de factuur leesbaar voor de computer. Door de vaste structuur van een e-factuur kan een e-factuur dan zonder manuele handelingen ingelezen en verwerkt worden in bijvoorbeeld een boekhoudpakket.

Digitale factuur in onFact

Wanneer je met onFact factureert, verstuurt het programma zowel een PDF- als xml-bestand. Leesbaar voor de klant bij betaling en snel verwerkbaar door de programma’s van de boekhouder.